Werken met een stappenplan

Veel bedrijven maken geen duidelijk plan voor het invoeren van al hun maatregelen. Ze voeren losse maatregelen in, terwijl een bepaalde maatregel in combinatie met andere oplossingen misschien veel beter werkt. Het is eenvoudiger en effectiever om met een goed stappenplan aan de slag te gaan.

Het volgende stappenplan kan bedrijven helpen om maatregelen gestructureerd in te voeren. Zo kan iedereen goed geïnformeerd aan de slag.
 
Stap 1: informatievoorziening
Voordat er beslissingen worden genomen, moet duidelijk zijn welke risico’s worden aangepakt, wat het op de korte termijn moet opleveren en wat het uiteindelijke doel is. Alle betrokken groepen in het bedrijf moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. Dit kan schriftelijk, digitaal of mondeling, via het personeelsblad, intranet of het werkoverleg. Om iedereen te bereiken is een combinatie hiervan raadzaam. Die moet wel goed worden afgestemd op het bedrijf.
 
Stap 2: wie, wat en hoe
Vervolgens is het verstandig om vast te leggen wie zich binnen het bedrijf bezighouden met het project. Bij grotere bedrijven kan het handig zijn om een (kleine) projectgroep samen te stellen. Bij kleinere is het vaak voldoende om één of twee medewerkers hiervoor verantwoordelijk te stellen. De taken van deze projectgroep of medewerkers bestaan onder meer uit de afspraken bewaken, overleg plannen en praktische zaken regelen. Het is handig om alle afspraken en de planning vast te leggen in een projectplan.
 
Stap 3: informatie verzamelen en ordenen
Om de juiste maatregelen bij de juiste risico’s te vinden, is het belangrijk alle informatie die in het bedrijf aanwezig is te benutten. Handig zijn onder meer de RI&E, de WerkWijzer en Quickscan werkdruk, informatie uit het kwaliteitssysteem, het arbojaarverslag, gegevens over omzet en productiecijfers, informatie en vragen van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, registratie van ongevallen en beroepsziekten en algemene uitkomsten van een preventief medische onderzoek (PMO).
Door de informatie uit verschillende bronnen te verzamelen en te ordenen ontstaat een compleet beeld over knelpunten en mogelijk ook al oplossingsrichtingen.
 
Stap 4: kennis van medewerkers benutten
Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het nemen van maatregelen. Zij hebben immers veel kennis in huis over risico’s, mogelijke maatregelen en praktische bezwaren. Als ze mee kunnen denken over oplossingen en maatregelen, is het draagvlak daarvan groter. Ze gaan dan zelf enthousiaster aan de slag met de maatregelen. Een goede manier om medewerkers te betrekken bij de maatregelen, is door de uitkomst van stap 3 met hen te bespreken, bijvoorbeeld in een werkoverleg. Ze kijken dan niet alleen naar de uitkomsten, maar inventariseren samen vooral de mogelijkheden die ze zien om de knelpunten aan te pakken of goede punten verder te versterken.
 
Stap 5: plan van aanpak opstellen en uitvoeren
Ten slotte legt – bij voorkeur – de preventiemedewerker vast welke maatregelen worden genomen. Ook wordt bepaald wanneer wordt bekeken of de maatregelen effectief zijn (evaluatie). Op basis van die evaluaties kan het plan steeds worden bijgesteld.